Cuando un documento mexicano necesita ser reconocido legalmente en otro país, uno de los pasos más importantes es el apostillado. Este proceso otorga validez internacional a documentos públicos, permitiendo su uso en el extranjero sin necesidad de legalización adicional por parte de consulados.
¿Qué es el apostillado?
El apostillado es una certificación oficial que se coloca sobre documentos públicos —como actas de nacimiento, poderes notariales, sentencias judiciales o actas constitutivas— para que tengan validez legal en otros países que forman parte del Convenio de La Haya de 1961.
En otras palabras, es una forma simplificada de legalizar documentos para uso internacional entre países miembros del convenio.
¿Cuándo se necesita apostillar un documento?
Se necesita apostillar un documento mexicano cuando este debe surtir efectos legales en otro país. Por ejemplo:
- Registrar una empresa mexicana en el extranjero
- Presentar actas de nacimiento o matrimonio para trámites migratorios
- Validar títulos universitarios fuera de México
- Otorgar poderes legales desde México hacia otro país
- Acreditar representación legal ante bancos o autoridades extranjeras
¿Dónde se realiza el apostillado en México?
En México, el apostillado lo realiza la Secretaría de Gobernación (SEGOB) a través de las Direcciones Generales de Gobierno en cada entidad federativa, o bien directamente en la Dirección General de Coordinación Política de la Secretaría de Relaciones Exteriores, cuando se trata de documentos emitidos por autoridades federales.
¿Qué tipo de documentos se pueden apostillar?
Entre los documentos más comunes que se apostillan se encuentran:
- Actas del Registro Civil (nacimiento, matrimonio, defunción)
- Documentos notariales (poderes, contratos, actas constitutivas)
- Sentencias y resoluciones judiciales
- Certificados escolares y títulos profesionales
- Documentos administrativos federales o estatales
Requisitos generales para apostillar
Los requisitos pueden variar según el tipo de documento y la entidad que lo emite, pero por lo general se necesita:
- El documento original en buen estado
- Copia simple o identificación oficial
- Pago de derechos (en algunas entidades es gratuito)
- En ocasiones, validación previa (por ejemplo, si es un título universitario, primero debe ser validado por la SEP)
¿Y los documentos extranjeros para usarse en México?
Así como los documentos mexicanos necesitan apostillarse para ser válidos en el extranjero, los documentos extranjeros también deben estar apostillados para surtir efectos legales en México, siempre que el país de origen sea parte del Convenio de La Haya.
Por ejemplo, si un ciudadano o empresa de Estados Unidos desea utilizar en México un:
- Acta de nacimiento
- Poder notarial
- Sentencia de divorcio
- Certificado de matrimonio
- Escritura de constitución de empresa
…estos documentos deberán estar apostillados por la autoridad competente en EE. UU. antes de ser presentados en México.
¿Quién apostilla documentos en Estados Unidos?
En Estados Unidos, el apostillado se tramita a nivel estatal. La autoridad encargada suele ser la Secretaría de Estado (Secretary of State) de cada estado. Por ejemplo:
- Si un documento fue emitido en California, se debe acudir a la California Secretary of State
- Si fue emitido en Texas, se tramita ante la Texas Secretary of State
- En Nueva York, se gestiona con el New York Department of State
Cada estado tiene su propio procedimiento, costo y tiempos de entrega. La mayoría permite trámites por correo o en línea.
Una vez apostillado, el documento puede ser utilizado en México para trámites como inscripción de nacimientos en consulados, acreditación de representación legal, compraventa de inmuebles, trámites migratorios o constitución de sociedades.
Apostilla y poderes para constituir empresas en México
Si una persona extranjera desea constituir una empresa en México sin estar presente físicamente, lo más común es que otorgue un poder notarial a un representante en México. Este poder debe cumplir ciertos requisitos para ser válido:
- Debe estar firmado ante notario en el país de origen
- Debe ser apostillado, si el país firmó el Convenio de La Haya
- Una vez apostillado, puede ser traducido al español (si está en otro idioma) y presentado ante notario mexicano para su protocolización
Por ejemplo, si un socio está en Estados Unidos y desea otorgar poderes para constituir una S.A. de C.V. en México, debe firmar el poder ante notario en su estado, y luego apostillarlo ante la Secretary of State. Con ese poder, su apoderado puede actuar ante notario en México para la firma del acta constitutiva.
Este proceso se repite en trámites como:
- Compra de inmuebles
- Apertura de cuentas bancarias
- Registro ante el SAT o ante el IMSS
¿Qué pasa si el país no forma parte del Convenio de La Haya?
En caso de que el documento provenga de un país que no forma parte del Convenio de La Haya, no se puede apostillar. En su lugar, debe seguirse un proceso de legalización consular, que implica varios pasos:
- El documento se firma ante notario o autoridad competente en el país de origen
- Luego, se legaliza en el Ministerio de Relaciones Exteriores de dicho país
- Posteriormente, se presenta en el Consulado de México en ese país, donde se realiza la legalización final
Este procedimiento puede ser más largo y costoso que el apostillado, pero es igualmente válido para que el documento tenga efectos legales en México.
¿Qué países aceptan documentos apostillados?
Todos los países que forman parte del Convenio de La Haya sobre la Apostilla de 1961 aceptan esta forma de validación. Entre ellos se encuentran Estados Unidos, España, Canadá, Alemania, Colombia, Argentina, Brasil, Francia, Italia, entre muchos otros.
Puedes consultar la lista completa aquí:
https://www.hcch.net/es/instruments/conventions/status-table/?cid=41
Conclusión
El apostillado es una herramienta clave para quienes necesitan que sus documentos mexicanos o extranjeros tengan efectos legales fuera de su país de origen. Ya sea que vayas a invertir, estudiar, trabajar o representar a una empresa mexicana o extranjera, apostillar tus documentos es un paso necesario y relativamente sencillo.
Si tienes dudas sobre cómo apostillar o legalizar documentos para trámites en México, en Tax ID México te podemos orientar y ayudarte a agilizar el proceso.
ESPANOL 
ENGLISH
0 comentarios