Administración de cuentas por cobrar

Hector Galicia

Contador Público con mas de 15 años de experiencia asesorando clientes nacionales y extranjeros. Actualmente se desempeña como socio fundador de la firma de contadores Públicos Tax ID México. info@taxid.mx

December 16, 2021

Uno de los principales rubros de los estados financieros de una empresa desde mi opinión son las cuentas por cobrar, ya que dicho rubro nos indica el saldo pendiente de recuperar con nuestros clientes a una fecha determinada, lo cual es vital para nuestros flujos de efectivos reales y proyectados.

Definición de cuentas por cobrar

Las Normas de Información Financiera (NIF) definen las “cuentas por cobrar” como:

“un derecho exigible de la entidad al cobro de una contraprestación a cambio de la satisfacción de una obligación a cumplir que se origina por la venta de bienes o prestación de servicios”

Derivado de lo anterior podemos interpretar que una cuenta por cobrar es el derecho de una contraprestación pactada que tiene nuestra empresa a recuperar por las ventas realizadas, ya sea de mercancías o por servicios prestados, las cuenta por cobrar típicamente se convierten en efectivo en nuestros estados financieros una vez que el cliente cubre la obligación contraída con nuestras empresas.

Registro contable de las cuentas por cobrar

Con la intención de aclarar el comportamiento de las cuentas por cobrar en nuestros estados financieros, a continuación, presentamos los registros contables que se generan en momento de la venta y el cobro:

1.- En el momento de la venta:

CuentaDebeHaber
VentasXxxx
Cuentas por cobrarXxxx

De acuerdo con las NIF el momento en que se realiza el registro contable anterior, es cuando: “se considera devenga la operación que le dio origen, lo cual ocurre cuando, para cumplir con los términos del contrato celebrado, se transfiere el control sobre los bienes o servicios acordados con la contraparte”Lo anterior es importante mencionar derivado que la practica en México es reconocerla en el momento de la facturación aun cuando no hemos cumplido con transferir el control sobre los bienes a nuestros clientes.

2.- En el momento del cobro:

CuentaDebeHaber
Efectivo y equivalentes de efectivoXxxx
Cuentas por cobrarXxxx

Importancia del análisis de las cuentas por cobrar

El análisis de las cuentas por cobrar es vital en nuestras empresas ya que mi opinión es que:

“no sirve de nada vender si no lo convertimos en flujo de efectivo”, es por esto, que debemos de llevar a cabo como mínimo las siguientes actividades:

  • Un adecuado análisis de la antigüedad de las cuentas por cobrar,
  • Establecer políticas sobre el otorgamiento de créditos a nuestros clientes,
  • Calcular la reserva de cuentas incobrables, y
  • Automatizar los procesos relacionados con nuestras cuentas por cobrar.

Análisis de la antigüedad de cartera o cuentas por cobrar

Este reporte como su nombre lo dice, nos presenta las cuentas por cobrar por cliente y clasificadas por su antigüedad, lo cual es vital para el departamento de cobranza en el análisis de su efectividad, determinación de la reserva de cuentas incobrables y establecer acciones para la recuperación de saldos vencidos con clientes, a continuación, presentamos un ejemplo de dicho reporte:

ClienteSaldo corrienteSaldo vencido de 0 – 30 díasSaldo vencido de 31 – 60 díasSaldo vencido de 61– 90 díasSaldo vencido a más de 90 días
Cliente 1Xxxx Xxxx  
Cliente 2Xxxx   Xxxx
Cliente 3Xxxx    
Total de cuentas por cobrarXxxx Xxxx Xxxx

Políticas de clientes

Es de suma importancia establecer políticas para otorgar crédito a nuestros clientes para disminuir los riesgos de que estos caigan en incumplimiento, como lo pueden ser:

  • Solicitar estados financieros para evaluar su capacidad de pago,
  • Solicitar la declaración anual para verificar que las ventas presentadas en sus estados financieros hayan sido declaradas al SAT,
  • Solicitar en su caso la firma de pagarés,
  • Realizar una investigación de su situación crediticia y,
  • Solicitar referencias comerciales

Automatización de las cuentas por cobrar

Automatizar el proceso de cuentas por cobrar puede disminuir errores humanos y agilizar nuestro proceso de cobro, hay ciertas actividades que pueden ser automatizadas mediante el uso de “softwares” de manera sencilla y a bajo costo como las son:

  • Facturación y envió de facturas a nuestros clientes.
  • Envío de recordatorio de pagos a nuestros clientes vía correo electrónico.
  • Alertas de vencimiento automáticas para el personal de cobranza y directivos.
  • Envíos de estados de cuenta periódicos a nuestro personal de cobranza y clientes.

Conclusiones

De nuestra capacidad de convertir las cuentas por cobrar en efectivo, depende la permanencia de nuestras empresas, ya que si no logramos realizar su recuperación en un tiempo razonable ponemos en riesgo la salud financiera de nuestra empresa y su operación, ya que podríamos caer en impago a proveedores, retraso en el pago de la nómina, entre otras situaciones, que pueden detener nuestra operación.

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