A partir de 2022 se introdujeron nuevas obligaciones dirigidas a la información y documentación que debemos resguardar y en su caso entregar a las autoridades relacionadas con los “beneficiarios controladores”, como los son identificaciones, información de los conyugues, comprobantes de domicilio entre otra documentación e información.
En México la ley permite que las empresas sean constituidas por socios o accionistas extranjeros, por lo que en el presente articulo analizaremos si dichos documentos e información deben ser traducidos, apostillados o legalizados para poder cumplir con las disposiciones de beneficiario controlador.
¿Qué información y/o documentos debemos resguardar del BC como parte de la contabilidad?
La regla 2.8.1.22 de la Resolución Miscelánea Fiscal 2022 indica que se deberá integrar como parte de la contabilidad la siguiente información respecto al beneficiario controlador entre otros como:
- Nombres y apellidos completos, los cuales deben corresponder con el documento oficial con el que se haya acreditado la identidad.
- Fecha de nacimiento. Cuando sea aplicable, fecha de defunción.
- Sexo.
- País de origen y nacionalidad. En caso de tener más de una, identificarlas todas.
- CURP o su equivalente, tratándose de otros países o jurisdicciones.
- Clave en el RFC o número de identificación fiscal, o su equivalente, en caso de ser residente en el extranjero, para efectos fiscales.
- Estado civil, con identificación del cónyuge y régimen patrimonial, o identificación de la concubina o del concubinario, de ser aplicable.
- Datos de contacto: correo electrónico y números telefónicos.
- Domicilio particular y domicilio fiscal.
Dicha información relativa al Beneficiario Controlador deberá ser recopilada y resguardada aun cuando estos sean residentes en el extranjero.
¿Debemos traducir los documentos?
De acuerdo con el primer párrafo de articulo 32-b-ter del Código Fiscal de la Federación establece que la información y documentación a obtener del Beneficiario Controlador forma parte de la contabilidad, por lo que toda información del beneficiario controlador residente en el extranjero deberá cumplir con el requisito de traducirse al español.
Sin embargo, en la regla 2.8.12 se establece que:
“los contribuyentes podrán llevar la documentación que integra su contabilidad […] en idioma distinto al español. En este caso, las autoridades fiscales, podrán solicitar su traducción por perito traductor autorizado por autoridad competente para tal efecto”.
Por lo que podemos interpretar que podemos conservar la información en su idioma original, sin embargo, estaremos obligados a traducirla en caso de que la autoridad lo requiera.
¿Deberán ser apostillados o legalizados dichos documentos?
La tesis XIX.1o. J/7 “DOCUMENTOS PÚBLICOS EXTRANJEROS, LEGALIZACIÓN DE LOS, establece que:
“la única formalidad que se exige para la eficacia probatoria de dichos instrumentos, es que contengan la ‘apostilla’ correspondiente, puesta por la autoridad competente del Estado de donde emane ese instrumento. Luego entonces, si un documento con la característica anotada, carece de dicha formalidad, es inconcuso que no se le puede conceder valor probatorio alguno, y por tanto no es apto para justificar lo que con él se pretende. “
Derivado de la anterior interpretamos que los documentos relacionados con el beneficiario controlador residente en el extranjero deberán encontrarse apostillados para que tengan efecto ante las autoridades.
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